国家行政机关公文格式释义

1范围

  本标准规定了国家行政机关公文通用的纸张要求、印制要求、公文中各要素排列顺序和标识规则。

  本标准适用于国家各级行政机关制发的公文。其他机关公文可参照执行。

  使用少数民族文字印制的公文,其格式可参照本标准按有关规定执行。

  本章规定了标准的内容范围、适用范围和特定范围。

  (1)内容范围

  内容范围只涵盖国家行政机关公文(以下简称“公文”)格式中的纸张要求、印制要求、公文各要素的排列顺序和标识规则,并不是公文格式的全部范围。对公文格式的完整要求应是把《国家行政机关公文处理办法》中对公文格式的要求与本标准结合起来学习。

  (2)适用范围

  本标准适用于国家各级行政机关的公文,其他机关、企事业单位的公文可参照执行。所谓参照执行的含义是可以结合自己的实际执行。

  (3)特定范围

  《办法》规定,少数民族自治地区公文可以同时使用少数民族文字。由于少数民族文字的字体、字型和书写习惯与汉字不同,执行本标准在某些地方可参照本标准另行规定。

2引用标准

  gb/t148—1997印刷、书写和绘图纸幅面尺寸

  在本标准中引用的国家标准gb/t148—1997《印刷、书写和绘图纸幅面尺寸》,主要规定了印刷、书写和绘图纸的幅面尺寸,在一般的公文用纸中,主要是采用印刷纸和书写纸。由于该标准是根据国际标准iso218等同采用过来的,因此其中的纸张幅面尺寸完全与国际标准一致。在a系列纸型中,公文用纸的纸型为a4型,即幅面尺寸为210mm×297mm,并规定各裁边的误差为土3mm。因此gb/t9704一1999《国家行政机关公文格式》中规定的公文用纸幅面尺寸的依据就是gb/t148—1997《印刷、书写和绘图纸幅面尺寸》。

3定义

  本标准采用下列定义。

  3.1字word

  标识公文中横向距离的长度单位。一个字指一个汉字所占空间。

   3.2行line

  标识公文中纵向距离的长度单位。本标准以3号字高度加3号字高度7/8倍的距离为一基准行;公文标题以2号字高度加2号字高度7/8倍的距离为一基准行。

  在本标准中为确定公文中各项要素的位置,就需要对公文的纵向和横向的定位给出统一的规定。为此,对于公文的横向描述形式就是“字”,纵向描述就是“行”。在这两项定义中,“字”指的就是汉字的横向距离。一“行”的概念(除2号标题外)指的是3号字高度加其7/8倍的距离。因此在标准中所指的一行就是一个固定的数量单位。由这两个定义可以把公文中横纵坐准确地将公文中的任何一个要素加以定位。

4公文用纸主要技术指标

  公文用纸一般使用纸张定量为60g/m一80g/m2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85%一90%,横向耐折度≥15次,不透明度≥85%,ph值为7.5—9.5。

  由于公文的特殊地位,一方面要考虑其外观严肃、庄重,另一方面更要考虑其频繁使用和作为档案长期保存的要求,因此对公文用纸的技术指标必须作出相应的规定。

  公文用纸的质量为60g/m2—80g/m2的胶版印刷纸或复印纸,是综合考虑了公文用纸的经济性和美观性。经济条件相对差一些的单位可以采用纸张质量不低于60g/m2的胶版印刷纸,一般公文用纸可以采用70g/m2的胶版印刷纸。对于一些使用高档印制设备的单位可以采用纸张质量不高于80g/m2的胶版印刷纸或复印纸。这种相对灵活的规定避免了一刀切的做法,各使用单位可根据自己的情况具体掌握,只要不低于下限或不高于上限均是符合标准的。

  公文用纸纸张白度是根据与a等书写纸和胶版印刷纸相关的国家标准和行业标准关于纸张白度的指标,进行分析总结得来的。纸张白度如果过低,看上去纸张较黑,如同报纸一般,很不庄重;纸张白度过高,反光度加大,看上去晃眼,特别是在晚间,纸张白度过高,对视力影响很大,时间长了很不舒服。

  横向耐折度≥15次是为了保证公文用纸的纸张不能太脆,必须保证一定的柔韧性。因为很多公文需要在较多的层次传阅流转,如果公文用纸过脆,没看几次纸张就发生断裂,使公文不能完整地保存,将直接影响公文效力的发挥。

  不透明度≥85%是为了保证公文不使用透明度过高的纸张。如果公文用纸的透明度过高,在正反两面所印的文字就会出现相互洇透,看上去文字很花很乱,导致印制质量不高,影响公文的阅示传看。这也是公文用纸的一项重要指标。

  ph值为7.5—9.5是根据国家档案局制定的行业标准da/t11一1994《文件用纸耐久性测试法》中的相关规定确定的。

  这项行业标准规定,存档时间在2XX年以上的一般耐久纸,其用纸的ph值应为7.5—9.5。出于公文将作为档案长期保存和使用的需要,因此有必要对此项指标加以规定。

  5公文用纸幅面及版面尺寸

  公文用纸幅面及版面尺寸5.1公文用纸幅面尺寸公文用纸采用gb/t148中规定的a4型纸,其成品幅面尺寸为:210mm×297mm,尺寸的允许偏差见gb/t148。

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