公司公文写作遵循以下几点基本要求

总体而言,公司公文写作应遵循以下几点基本要求:合法、求实、合体、严谨、规范。公文内容与形式必须符合上至国家、下至公司内部方针政策、法规以及有关规定,具有合法性;求实,即要实事求是、讲究实效;合体,即公文主题明确、结构完整、格式规范。严谨,即要求公文结构须严密有序,避免产生歧义;规范,即要求公文格式、语言表达、符号使用都应符合有关规定,运用规范的现代书面语言,排斥使用口语词、方言词、土俗俚语及生造语词等,符合语法规则和逻辑,句子含义完整确切,具有较强的独立性,便于受文者全面理解和准确执行。
一、行文规则的基本内容
为确保公文迅速、准确地在公司内外传递,避免行文紊乱,公司有关部门应遵循相关规定,制定行文方向、行文方式的有关准则,这就是行文规则。基本内容包括以下几个方面。
(一)根据机关之间的工作关系准确行文各机构的组织系统、归属、职权范围决定机构之间的工作关系,机构之间的工作关系又决定着公文传递的方向。即处于领导、指导地位的上级机构向被领导、指导的下级机构主送下行文;被领导、指导的下级机构应向上级领导、指导机构主送上行文;具有平行关系或不相隶属关系的机构之间相互主送平行文。
(二)选择适宜的行文方式,一般不得越级行文行文方式是指机构之间公文传递的形式,分为逐级行文、多级行文、越级行文、直接行文等。对外发文,应考虑需要和可能的条件,选择适宜的行文方式。
1.逐级行文。为了维护正常的领导关系,存在隶属关系或业务指导关系的机构之间应采取逐级行文的方式,按级逐渐上报或下发文件,即只对直属上一级机关或下一级机关制发公文,如果需要,再由上一级或下一级机关转发。
2.多级行文。为加快公文传递,在必要时可采取同时向若干层级的上级或下级机构制发公文,包括直达基层组织和向公司全体员工公布。
3.越级行文;为了维护组织或专业系统中的合理分工和正常的工作秩序,防止工作上的脱节、被动或抵触,一般情况下避免越级行文。只有在下列情况下才采用越级行文:情况特殊紧急,如逐级上报下达会延误时机造成重大损失;经多次请示直接上级和抄送机关,问题长期未解决;上级交办,并指定直接越级上报的具体事项;出现需要直接询问、答复或联系的具体事项;控告、检举直接上级等。因特殊情况越级行文时,一般应抄送越过的机构。
4.直接行文。同级或其他不相隶属的机构之间相互行文时采用。行文不受系统归属与级别层次的制约。
(三)正确选择主送与抄送机构
除普发性公文之外,一份公文通常只选择一个主送机构,防止由于多头主送而贻误处理。下列情况时,在向主送机构发文时,应同时抄送:对下级的重要发文应同时抄报直接上级机构;受双重领导的机构向上级请示,应明确主送、抄送机构,由主送机构答复;上级向双重领导的下级行文,必要时应抄送另一上级;公文内容涉及有关机构的职权范围,需相关机构配合时,应抄送。如属下列情况,则不得抄送:请示在上报同时,不得向下级抄送;接受抄送的机构不得再向其他抄送;与公文办理无关的机构不得抄送。

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