现代公文写作与处理之公文处理,公文处理最新规范

一、公文处理的概念

  公文处理是包括公文拟制、办理、管理、立卷、归档在内的一系列衔接有序的工作。

二、公文处理的作用

  公文处理具有十分重要的作用。

  (一)是各级党政机关实现管理职能的前提和基本方式。

  (二)是国家档案事业的基础。

  (三)是机关联系的纽带。

三、公文处理的任务

  行政公文处理的主要任务有:拟制、传递、办理、管理。

(一)行政公文的拟制

  行政公文的拟制,是任何行政机关、社会团体和企事业单位处理公务的必须工作。

  拟制行政公文,首先,拟制者要认真学习和深刻领会党和国家的方针政策。其次,拟制者要熟悉本地区、本部门的客观实际情况,将党和国家的方针政策与本地区、本部门的实际结合起来。再次,拟制者要熟练地掌握公文写作的基本知识。

(二)行政公文的传递

  行政公文的传递,是行政公文处理中的一个重要环节。因为任何公文只有通过传递这一环节,才能送达受文机关,发挥公文的效用。

  传递公文的要求,一要准确,二要快速,三要保密。

  传递公文的方法,一般采用外邮、内传和电传三种。

(三)行政公文的办理

  公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序;发文办理一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。

(四)行政公文的管理

  1.分发与阅读。

  分发的公文,要经过严格的登记手续,一般只发组织,不发个人。要注意时限与密级。时限性强的公文,要及时分送;密级高的公文,要控制发送机关,并编号备查。

  公文的阅读有一定的范围。要按有关规定办事。不得自行扩大阅读和传达范围。对传阅的公文要随时了解公文去向,加强催阅、清退制度。

  2.翻印与复制。

  行政机关的文件,未经制发机关的批准或授权,不得自行翻印与复制。经批准翻印或复制时,要注明翻印或复制机关的名称、翻印或复制的时间及份数,并向原发文机关备案。秘密文件的复制,须按规定履行批准手续,并建立严格的登记管理制度。复制的文件要有复制机关的标记,并按原本文件样子和要求管理。

  3.利用与保管。

  加强公文的管理,其根本目的是为了利用,充分发挥公文的效用。而公文的利用,又对公文保管工作提出了更高的要求。文秘人员要对本机关现有公文、存档公文、余存和准备销毁的公文,分门别类地妥加保管,不断健全保管制度。机关撤、并,干部和文秘人员调动时,有关公文都应按规定保管和移交。

  4.清退和销毁。

  行政机关文秘部门,都应定期对收进和发出的公文列出清单进行清理和清退,并将清理和清退情况向上级机关报告。应清退的文件,要按规定和有关手续清退,不得自行处理。凡是不需要立卷和超过保管期限的文件,要定期销毁,不得散失。销毁秘密文件,必须履行登记手续,报经主管领导人批准,并由二人以上监销。

四、公文处理的原则

  • (一)执行政策

  • (二)实事求是

  • (三)集中统一

  • (四)优质精简

五、公文处理的管理机构

  《办法》第七条规定:“各级行政机关的办公厅(室)是公文处理的管理机构,主管本机关公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作。”

  公文的发问办理程序(略)

  公文的收文办理程序

  收文办理包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

一、签收

  签收是公文发送方与接收方的交接手续。公文发送一般以信件形式套封送达。送出文件时,应在公文送达簿上填写以下项目:发文单位、送达日期(月、日,急件需具体到时、分)、收件人(单位)、收文号、件数、密级等。收件人应在公文送达簿上签收。

二、登记

  收文登记是公文进入收文处置过程的重要环节。收到的公文经过拆封、清点、分类后,应立即登记在《收文登记簿》上(用微机处理的公文也不例外)。登记的内容包括:收文日期(月、日,急件需具体到时分)、来文字号、收文号(即顺序号)、来文单位、来文标题、份数、密级、紧急程度、处置过程及结果等。还要在登记完毕文件首页的固定位置(一般在右上方)盖上本机关的收文章。收文章内容有:机关名称、收文号和收文年、月、日三项。一份文件在《收文登记簿》上和收文章上的收文顺序号、日期要一致,以方便日后查找。来文字号的登记,可以全登(包括机关代字、年份和序号),也可以只登序号。收文号为本机关收文登记的顺序号,不应有漏号或重号。收文号须同时登记在文件加盖的收文章之内。

  来文登记注意的事项:一是随到随登,应于收文当日进行登记。二是要准确无误,特别要防止随意简化或省略,特别是使用计算机管理公文,这一点尤为重要。三是几个部门联合发的公文,可只登记主要部门和联合发文的机关数。四是对没有标题的来文,可根据公文内容自拟标题,不应只登记“通知”、“函”,这样日后查找困难。对标题太长的,可做摘要式登记或使用主题词。机密以上密级的公文,应注明密级,保密期可不注。